Eén AI-laag over het ERP, Microsoft 365 en Excel, die het werk van elke collega kent. Elke medewerker heeft nu een eigen AI-assistent.
Sinds 2005 is APP actief in de wereld van performance-onderdelen. Vanuit een distributiecentrum van 3.000 m² in Harderwijk levert APP Europe, onderdeel van de internationale APP Automotive Group, remsystemen, ophanging en aftermarket performance parts aan dealers en klanten over de hele wereld.
Bij APP gaat veel informatie over en weer, en die zat verspreid over verschillende systemen: het ERP-systeem, de webshop, mailboxen en Excel-lijsten. Dat betekende veel overtypen, veel zoeken en weinig inzicht in wat de data eigenlijk vertelt.
De oplossing was één AI-laag over al die systemen heen. Die laag is gekoppeld aan het ERP, Microsoft 365 en Excel, en kent het werk van elke collega. Zo verdwijnt een groot deel van het overtyp- en zoekwerk, komen er bruikbare inzichten uit de data en zijn de eerste taken geautomatiseerd. Dat is de AI-infrastructuur.
"Door zelf te doen, wordt het direct tastbaar en leer je het snelst."
Saskia van den EndMede-eigenaar, APP Europe
In vijf weken zetten we de AI-infrastructuur neer, in vier stappen:
Context per persoon. Elke medewerker werd persoonlijk geïnterviewd over het eigen werk, de systemen en waar de tijd naartoe gaat. Daaruit volgden eigen contextdocumenten, zodat hun AI vanaf dag één weet wie ze zijn en waar ze mee bezig zijn.
Eén AI-omgeving, gekoppeld aan alle systemen. Het ERP-systeem, Microsoft 365 en Excel, aangevuld met koppelingen per rol. Medewerkers stellen hun vraag in gewone taal en krijgen het antwoord uit alle bronnen bij elkaar. Lezen mag direct, wijzigen vraagt eerst om goedkeuring.
Use cases per persoon. Ieder teamlid kreeg concrete use cases voor het eigen werk en de koppelingen die daarvoor relevant zijn. Op de trainingsdag ging iedereen daar zelf mee aan de slag. Dat bespaart iedereen uren per week.
Een chatbot voor de klantenservice. Die zet concept-antwoorden klaar, zoekt de orderstatus op in King en wordt met elk gesprek beter. Een medewerker controleert en verstuurt elk antwoord.
Binnen een week na de training werkte elke afdeling met de AI-infrastructuur. Uitzoekwerk in het ERP, mail en Excel is grotendeels verdwenen.